6.7 Договори про надання послуг

Що вимагає пункт

Пункт 6.7 складається з двох підпунктів.

Договори з користувачами (6.7.1). Лабораторія має порядок укладення й періодичного перегляду договорів на свою діяльність. Користувачі лабораторії — це, наприклад, лікарі й лікувальні заклади, які замовляють дослідження. Порядок забезпечує три речі:

1. вимоги користувача визначено належним чином;
2. лабораторія має можливості й ресурси, щоб їх виконати;
3. де це можливо, користувача інформують про конкретні дії, які виконуватимуть інші лабораторії та консультанти.

Користувачів повідомляють про зміни в договорі, які можуть вплинути на результати досліджень. Записи переглядів, зокрема про значні зміни, зберігають.

Угоди з операторами ДМЛ (6.7.2). Лабораторія може підтримувати дослідження за місцем лікування (ДМЛ, POCT) в інших частинах своєї організації, наприклад у відділеннях. Угоди про надання послуг між лабораторією та цими підрозділами мають визначати й передавати відповідні обов'язки та повноваження. Примітка до пункту пояснює, що керувати такими угодами можуть міждисциплінарні комітети ДМЛ. Подробиці наведено в Додатку А: угоди укладають із кожним місцем проведення ДМЛ, вони мають клінічне й, де можливо, фінансове схвалення, а керувати ними може група медичних працівників, наприклад медичний консультативний комітет.

Як це виглядає в лабораторії

З постійними замовниками лабораторія укладає договір. Договір чи додатки до нього відповідають на запитання, що саме лабораторія виконуватиме: перелік досліджень (5.3), правила взяття, пакування й доставки зразків (7.2), строки виконання, форма й спосіб видачі результатів (7.4), порядок повідомлення про критичні результати. Так вимоги користувача «визначено належним чином».

Типовий порядок перегляду договору:

1. Зберіть вимоги замовника: перелік досліджень, строки, спосіб видачі результатів, особливі умови.
2. Звірте їх із методами зі сфери, обладнанням, персоналом і навантаженням.
3. Якщо частину досліджень виконає інша лабораторія, внесіть її до договору й поінформуйте замовника.
4. Запишіть висновок перегляду, підпишіть договір і внесіть його до реєстру.

Періодичність перегляду лабораторія задає в процедурі. Допомагає реєстр договорів із колонкою «дата останнього перегляду» й відповідальним. До значних змін, про які варто повідомити користувачів, належать: частину досліджень виконуватиме інша лабораторія; змінилися метод, одиниці вимірювання чи референтні інтервали; змінилися строки або правила взяття зразків. Записуйте, кого й коли повідомили.

Окрема тема — ДМЛ у відділеннях закладу. Якщо відділення роблять експрес-тести чи користуються портативним аналізатором, який підтримує лабораторія, між ними й лабораторією має бути угода. Що відобразити в ній за Додатком А:

• місце проведення ДМЛ, до якого належить угода;
• обов'язки й повноваження лабораторії та підрозділу;
• особу, відповідальну за якість ДМЛ (розділ A.3);
• особу, яка керує навчанням та оцінкою компетентності операторів (розділ A.4);
• відмітку про клінічне й, де можливо, фінансове схвалення (розділ A.2).

Остаточну відповідальність за моніторинг точності й якості ДМЛ у закладі несе керівництво організації. Якщо діє комітет ДМЛ, його протоколи теж стануть частиною доказів. Докладніше про ДМЛ розповідає гід про POCT.

Типові помилки

• Договір підписано без перегляду: ніхто не перевірив, чи лабораторія має методи, обладнання й людей для виконання вимог замовника
• Користувачів не повідомили про зміни, що можуть вплинути на результати, наприклад про нову лабораторію-виконавця чи інший метод, і запису про повідомлення немає
• Договори підписують, але періодично не переглядають, а записів переглядів немає
• Відділення користуються експрес-тестами чи портативними аналізаторами під опікою лабораторії без угоди, тому не зрозуміло, хто за що відповідає