5.2 Завідувач лабораторією

Що вимагає пункт

Пункт 5.2 складається з трьох підпунктів:

1. Компетентність (5.2.1). Лабораторією керує особа або кілька осіб, як би їх не називали. Вони мають зазначену кваліфікацію, компетентність, делеговані повноваження, відповідальність і ресурси, щоб виконувати вимоги стандарту.
2. Обов'язки (5.2.2). Завідувач відповідає за впровадження системи менеджменту. До цього входить управління ризиками в усіх аспектах роботи: ризики для допомоги пацієнтам і можливості для покращення виявляють та розглядають систематично. Обов'язки й відповідальність завідувача записують.
3. Делегування (5.2.3). Завідувач може передати окремі обов'язки чи відповідальність кваліфікованому й компетентному персоналу. Делегування записують. Остаточну відповідальність за роботу лабораторії в цілому він залишає за собою.

Назва посади значення не має: завідувач, директор чи начальник лабораторії — вимоги однакові.

Як це виглядає в лабораторії

Почніть з посадової інструкції завідувача. У ній мають бути відповідальність за систему менеджменту (8.1) і за управління ризиками (5.6), повноваження ухвалювати рішення щодо персоналу, обладнання й витрат, підпорядкування та заміщення. Кваліфікацію підтверджують дипломом, документами про спеціалізацію й підвищення кваліфікації, а компетентність для поточних завдань — записами оцінки за правилами 6.2.

Ресурси — це люди, обладнання, бюджет і доступ до даних, потрібні для виконання вимог. Якщо чогось бракує, зафіксуйте це в реєстрі ризиків і в протоколі аналізування з боку керівництва.

Кожне делегування оформлюйте наказом чи розпорядженням: що передано, кому й на який строк. Відповідальність за результат лишається в завідувача, тому для кожного делегованого завдання потрібен спосіб контролю.

Якщо лабораторією керує кілька осіб, наприклад завідувач і заступники за напрямами, розподіл обов'язків між ними теж записують. Під час оцінки на місці аудитор зазвичай розмовляє з працівниками. Кожен має знати, хто його керівник, хто заміщає завідувача й до кого звертатися з питаннями, які виходять за його повноваження. Структуру підпорядкування лабораторія описує за пунктом 5.4, а вимоги до юридичної особи, від імені якої діє завідувач, наведено в 5.1.

Окремо подбайте про реєстр делегувань. Одна таблиця з колонками «дата, хто делегує, кому, що саме, строк, підстава, дата перегляду» дає змогу швидко показати, хто за що відповідає. Переглядайте її після кадрових змін і, наприклад, раз на рік. Остаточна відповідальність завідувача видна із записів: він затверджує плани дій за результатами аудитів, розглядає невідповідності, що торкаються пацієнтів, і підписує протоколи аналізування з боку керівництва.

Вимоги до кваліфікації й досвіду запишіть у посадовій інструкції та порівняйте з дипломом і сертифікатами конкретної людини: розбіжності краще виправити до оцінки. Коли завідувача змінюють, нова особа проходить оцінку компетентності, а наказ про призначення й посадову інструкцію оновлюють.

Підготуйте завідувача до питань на оцінці: хто вас заміщає і на яких підставах; що ви передали підлеглим і як перевіряєте виконання; які ризики для пацієнтів ви розглядали останнім часом і що з ними зробили; яких ресурсів бракує й де це записано. Відповідь на кожне питання має спиратися на конкретний запис.

Типові помилки

• Посадова інструкція завідувача загальна: у ній немає відповідальності за систему менеджменту й за управління ризиками
• Делегування існує усно: менеджер з якості чи старший лаборант підписує записи, а наказу немає
• Завідувач передав усе підлеглим і на інтерв'ю не може пояснити, як контролює систему менеджменту
• На час відсутності завідувача ніхто офіційно його не заміщає, і документи підписують без оформлених повноважень