Як скласти матрицю компетенцій і уповноважень персоналу за пунктом 6.2 і пов'язати її з формою Ф-08.13.33

Матриця компетенцій і уповноважень — таблиця, у якій для кожного працівника видно, що він уміє, на яку діяльність його уповноважено і коли це рішення ухвалено. Слова «матриця» у пункті 6.2 ISO 15189:2022 немає. Пункт вимагає визначити вимоги до компетентності, уповноважити персонал і вести записи про це, а таблиця зводить ці записи разом. У формі Ф-08.13.33 лабораторія називає виконавців методів і дати їхніх уповноважень, і ці дані мають збігатися із записами.

Що вимагає пункт 6.2

Пункт має п'ять частин. У таблиці — вимоги своїми словами й записи, якими їх підтверджують.

Перелік у 6.2.3 стандарт прямо позначає як невичерпний. Способи оцінки компетентності з примітки до 6.2.2 можна поєднувати: спостереження за роботою, перегляд записів і звітності, перевірка вміння розв'язувати проблеми, дослідження спеціально підготовлених зразків — раніше досліджених, матеріалів міжлабораторних порівнянь, розділених проб. Частоту оцінки визначає лабораторія.

Вимога про компетентність (6.2.1, підпункт b) стосується всього персоналу, який може впливати на діяльність лабораторії, — і внутрішнього, і зовнішнього. Тому в матрицю заносять і штатних працівників, і сумісників та інших осіб, чия робота впливає на результати.

Які стовпці має матриця

Рядки матриці — працівники, стовпці — блоки з таблиці нижче. Це мінімальний набір, додайте свої блоки, якщо вони потрібні лабораторії.

Як матриця пов'язана з формою Ф-08.13.33

Ф-08.13.33 — форма самооцінки методу: на кожен показник і метод лабораторія оформлює окремий документ. У полі «Виконавець(ці) дослідження» вказують посаду, прізвище та ініціали тих, хто виконує метод, і дату затвердження їхніх уповноважень. Там само записують мінімальний час на одне дослідження одним виконавцем у людино-годинах. Так вимагає інструкція ІН-08.13.01 ред. 03 від 14.02.2025.

Аудитор перевіряє, що названі люди справді виконують метод і що на їхні уповноваження є посилання. Він звіряє форму з паспортом лабораторії Ф-08.13.19 і проєктом сфери Ф-08.13.17 (як складати сферу). Інструкція вимагає дату затвердження й не визначає вигляд документа. Найпростіше оформлювати уповноваження наказами: номер і дата наказу — готовий доказ. Тоді порядок роботи такий: наказ, рядок у матриці, поле у формі. Коли дата у Ф-08.13.33 розходиться з датою наказу чи з першими записами виконавця в журналі, аудитор запитає, з якого дня людина працювала самостійно.

Які розбіжності треба виявити раніше за аудитора

Перед подачею звірте матрицю, накази й форму Ф-08.13.33. Чотири розбіжності легко пропустити:

• виконавець названий у Ф-08.13.33, але його немає в матриці чи штатному розписі;
• у матриці стоїть дата прийняття на роботу замість дати уповноваження на конкретний метод;
• наказ допускає людину до роботи на аналізаторі загалом, без переліку методів зі сфери;
• після появи нового методу чи обладнання матрицю й накази не оновили.

Що зробити лабораторії

1. Випишіть функції лабораторії й вимоги до кожної з посадових інструкцій: освіта, кваліфікація, навчання, досвід.
2. Візьміть із проєкту сфери акредитації перелік методів і зробіть із нього стовпці матриці.
3. Для кожного працівника й методу визначте статус. Порожня клітинка означає, що до методу людину не допущено.
4. Оформіть накази про уповноваження: на методи, на видавання й зміну результатів, на доступи до ЛІС. Номер і дату кожного наказу внесіть у матрицю.
5. Визначте частоту й спосіб оцінки компетентності для кожної функції та додайте в матрицю дати останньої й наступної оцінки.
6. Звірте матрицю з формою Ф-08.13.33, паспортом Ф-08.13.19 і штатним розписом: прізвища, посади й дати мають збігатися.
7. Призначте відповідального, який оновлює матрицю під час прийняття на роботу, появи нового методу чи обладнання й зміни функцій.

Записи про навчання для матриці ми допомагаємо підготувати в межах послуги навчання персоналу за ISO 15189:2022, а пункт 6.2 докладно розібрано в гіді про компетентність персоналу.